Uluslararası Yönetim Asistanları Derneği(UYAD) Türkiye'ye Yön Gösteriyor

Uluslararası Yönetim Asistanları Derneği(UYAD), Türkiye'de ilk olarak kovid-19 (Covid-19) pandemi sırasında Üst Düzey Yönetim Asistanlarının uzaktan çalışma verimliliği üzerine bir araştırma yaptı...
 Tarih: 25-06-2020 17:11:16   Güncelleme: 25-06-2020 17:12:16
Uluslararası Yönetim Asistanları Derneği(UYAD) Türkiye'ye Yön Gösteriyor

Kovid-19 (Covid-19) Pandemi Sırasında Üst Düzey Yönetim Asistanlarının Uzaktan Çalışma Verimliliği Üzerine Bir Araştırma

Çalışma hayatı, küresel virüs pandemisinden büyük ölçüde etkilenmektedir. Toplum sağlığını tehdit etmesinin yanı sıra, ekonomik ve sosyal yaşamı da tehdit ediyor. Tüm sektörlerdeki organizasyonlar işlerin sürdürülebilirliğini sağlamada önlemlerine büyük hız vermektedir.

Bu önemli değişikliklerden biri de organizasyonların genelde uzaktan çalışma özelde evden çalışma düzenine geçmiş bulunmaktadır.

Kovid-19 pandemisi nedeniyle ofislere (fiziki mekanlara) gidemediğimiz, uzaktan (evden) çalışma düzenine geçtiğimiz şu günlerde akıllara en çok gelen sorulardan biri de “ İşin geleceği için büyük önem taşıyan bu iş yapış şeklinin üst düzey yönetici asistanların açısından verimliliği etkisinin olumlu olup olmadığı”dır.

Yönetim bağlamında Uluslararası Yönetim Asistanları Derneği(UYAD)’nin meslek üyelerine yaptığı bu araştırmanın sonuçları; Organizasyon, Yönetici ve Üst Düzey Yönetici asistanlar için önemli tespitleri de içinde barındırmaktadır.

Anket soruları sosyal medya (Linkedin-İnstagram) ve iş ağları kullanılarak katılımcılara sunulmuştur.

Bu araştırmanın sonucunda katılımcılardan elde edilen veriler değerlendirildiğinde;

1 - Katılımcıların profiline bakıldığında

%67,7’si CEO Asistanı,

- % 19,7’si Genel Müdür Assistanı,

- % 12,9’sı Yönetim Kurulu Asistanı ve

-  %9,7’si Genel Müdür Asistanıdır.

Aynı zamanda % 85’i 12 yılın üzerinde iş deneyimine sahip katılımcıların  %81 İstanbul ilinde çalışmaktadır.

Türkiye açısından ekonominin kalbi olan İstanbul aynı zamanda sosyal hareketliğin, nüfusun yoğunluğu açısından önemli bir kenttir.

Çalışma bu anlamda önemlidir.

2 - Katılımcıların  % 59,4’ün “uzakta çalışma düzeni açısından şirketlerinin alt yapısının (laptop, cep telefonu, server erişimi vs) yeterliliği” konusunda kesinlikle evet demektedir. % 3.1’ ise kesinlikle hayır cevabı vermiştir.

Şirketlerin bu konuda alt yapılarının yarısından fazlasının yeterli olduğu sonucu çıkmaktadır.

3 - Katılımcıların  % 59,4’ün “uzaktan çalışma düzenine uygun bir ortam oluşturma” sorusuna kesinlikle evet, % 6,3’ü ise kesinlikle hayır cevabı vermiştir.

Üst Düzey Yönetim Asistanlarının meslekleri ve iş süreçleri açısından yarısından fazlasının uygun bir ortama sahip oldukları görülmektedir.

4 - Katılımcıların  % 28,1’i “uzaktan çalışma düzeninde konsantrasyonlu bir çalışma sağlayabiliyor musunuz?” sorusuna kesinlikle evet, % 40,6’ sı evet ve  % 3,1’ü ise kesinlikle hayır cevabı vermiştir.

Asistanların, uzaktan çalışma düzeninde iş yapma açısından yoğunlaşmalarında ciddi bir sorun olduğu tespit edilmiştir. Bu genel anlamda iş ve ev yaşamı arasındaki dengenin kaybolduğu anlamına gelir ki, bu da alışık olunmayan bir durumdur. Tabi ki bu da verimliği düşürmektedir.

Zaman içerisinde alınacak önlemlerle bu durum azaltılabilir. Özellikle değişim yönetimi, belirsizlik ve risk yönetimi eğitimleri alınmalıdır.

Bu konuda risk haritası çıkarılıp, nelerin uyumlaştırmamı ve verimliliğimi etkiliyor samimi şekilde yazılmalı ve ilgili kişilerle paylaşılmalıdır. 

5 - Katılımcıların % 40,6’ sı “uzaktan çalışma düzeninde daha çok ekran başında olduğunu” sorusuna kesinlikle evet ve  % 6,3’ü ise kesinlikle hayır cevabı vermiştir.

Uzaktan çalışma ortamı ekran bağımlılığını arttırmaktadır. Bu konuda bir on-line iş planı hazırlanmalıdır. Hangi saatler arası on-line sürecinde kime nasıl cevap verileceği ve bunları sağlayan iletişim kanallarının da kullanılmasının belirlenmesi gerekmektedir.

Bu çalışmayı yöneticileriyle birlikte yapmaları ve bu süreçte geri bildirimlerle süreçteki aksaklıklar düzeltilmelidir.

Sorunlardan daha çok çözümler üzerine odaklanmalıdır.

6 - Katılımcıların % 15.6 uzaktan çalışma düzeninde iş yoğunluğunuz azaldı mı?” sorusuna kesinlikle evet,  % 21,9 ise kesinlikle hayır cevabı vermiştir.

Bu sonuç iş yoğunluğunun çok fazla azalmadığı görülmektedir.

7 - Katılımcıların % 12,5’ofiste yapılması gereken işlerin olduğunaçok fazla, % 31,3 çok az cevap vermiştir.

Fiziksel anlamda yapılan işlerin uzaktan çalışma düzeniyle yapılabildiğini de göstermektedir. Bu bir anlamda bir ikilemde doğurabilir. 6. Maddeyi de birlikte değerlendirildiğinde ve yönetici sayısının artmasını ve aynı zamanda/veya daha fazla işin yüklenilmesini de getirebilir. Bu konuda dikkat edilmesi gereken ölçü doğru işlerin yapılmasıdır. Bu konuda yeni bir iş yapma modeli üzerinde çalışmaların olacağı beklenilmektedir ki, bu yasal düzenlemelerde de değişikliklere neden olacaktır.

8 - Katılımcıların % 37,5  “uzaktan çalışma düzeninden” çok memnun, % 31,3 memnun, %9,4 çok az memnun yanıtını vermiştir.

Memnuniyet konusunda çok memnun olanların azlığı dikkat çekmektedir. Bu durumun iş ve ev yaşam dengesinin birbiri içine girmesi, sosyal ilişkilerin önemi de dikkate alındığında anlamlı olabilir.

Genel anlamda ise %60’ın üzerinde memnuniyet bulunsa da bu konuda bahsettiğimiz faktörlerin varlığının sebebi olup olmadığı tekrar araştırılmalıdır.

9 - Katılımcıların % 56,3’ü  “dönüşen iş düzeninde teknolojik uygulamalara çok fazla adapte olduklarına, %34,4 fazla adapte olduklarına ve %3,1 ‘ ise çok az yanıtını vermiştir.

Üst Düzey Yönetim Asistanların meslek ve iş konumları açısından teknolojiye uyum sağlamalarının genel anlamda yüksek olması beklenen sonuçlardan biri olmaktadır. Çünkü dijital dünyada mesleğin en önemli becerisi teknolojiye uyum sağlanmasıdır.

10 - Katılımcıların %28,1’i “Yöneticilerle olan iletişimlerinin” çok pozitif, %31,3’ünün pozitif, % 34,4’ kararsız ve % 3,1’inin ise çok negatif yönde geliştiği yanıtını vermiştir.

Yöneticilerin ve Asistanların bu konuda açık iletişim sağlamaları gerekecektir. Belirsizlik ve kriz süreçlerinde açık iletişim; şeffaflığı sağlayacaktır.  Bilgi alışverişinde şeffaflık güvenilir ilişkilerde ve ortamda gelişir. 

Yöneticilerle uygun bir yol haritasının çiziminde birbirlerinin mentörlüğünü yapmaları asistanlara tavsiye edilebilir.

Buna “Etkileşimli Mentörlük” denilebilir. Bu süreç Evrimsel (Spiralli) Öğrenme Modeli içermektedir.

11 - Katılımcıların sadece % 34,4’ü  “yöneticilerinin kesin bir eylem planı bulunduğunakesinlikle katılıyorum yanıtını vermiştir.

Belirsizlik ve kriz süreçlerinde çalışanların olağan dönemde yaptıkları iş yapma biçimlerinde değişimlerin olması doğaldır. Kurumların ve yöneticilerin yeni iş modellerine geçişlerinde üst düzey yönetim asistanlarının kendilerinden ne beklediği konusunda net bir kriz planı olmalıdır.

Bu ortamda ne ve nasıl yapılacağını net açıklayan liderler insanı rahatlatır ve belirsizliği ve krizi düşük düzeye çekerler.

Uluslararası araştırma şirketi Gallup’ un yaptığı çalışmada, ABD çalışanların sadece % 39’u kesinlikle katılıyorum yanıtını vermiştir (Özkent, B. Koronavirüs Günlerinde 5 Kritik Liderlik Davranışı, 10/04/2020, https://boraozkent.com/2020/04/10/koronav, E.T: 14/04/2020).

12 - Katılımcıların % 37.5’ i “işimi yapmaya devam etme konusunda hazır olarak” olduklarına kesinlikle evet yanıtını vermiştir.

Kesin bir eylem planından sonra ikinci bir görev üst düzey yönetim asistanlarına uygun iklimi sağlamaktır. Yeni beceriler için eğitim, fiziksel donanımlar, yazılımlar, yeni iş yama şeklini açıklayan düzenlemeleri bunların arasında sayabiliriz.

Gallup’a göre; ABD’ deki katılımcıların % 54’ ü kesinlikle katılıyorum yanıtını vermiştir. Özkent “Benim gözlediğim kadarı ile Türkiye’de bu skorun daha düşük çıkma olasılığı oldukça yüksek.” demiştir (Özkent,2020). Bu çalışmada bu oran düşük çıkmıştır. 

13 - Katılımcıların % 37,5’ i “doğrudan yöneticisi tarafından bildirildiğinikesinlikle evet yanıtını vermiştir.

Yöneticilerin yeni gelişmelerin yaşandığı bu ortamda açık ve olumlu bir geri bildirim yapılması önemli olmaktadır. Böylece belirsizlik ve kriz süreçlerinin sebep olduğu gerginliği(stresi) ve endişeyi en aza indirerek bunun sonucunda oluşan  enformasyon kirliliğinden kurulmak mümkündür.

Gallup anketine katılanların %48 “kesinlikle katılıyorum” yanıtını vermiştir (Özkent,2020).

14 - Katılımcıların % 59,4’ ü “Yöneticilerinin, kurum ve kuruluşlarının sağlığımı ve refahını önemsediğinekesinlikle evet demiştir.

Bu süreçte ekonomik refahla birlikte, insanların kendileri ve ailelerinin sağlıkları ile ilgili olarak endişelerin yaşandığı bir dönemde, şirketlerin ve yöneticilerin çalışanlarına gösterdikleri samimi yardım elini uzatma önemlidir. Gelecek için de bu firmalar ve liderleri ön plana çıkacağı görülecektir. 

ABD’deki Gallup anketi çalışanların %45 kuruluşlarının genel refahlarını önemsediğine “kesinlikle katılıyorum” demiştir (Özkent,2020).

15 - Katılımcıların % 65,6’ sı “Fiziki olarak iş yerine gitmek zorunda kalındığında sosyal mesafeye uymalarındakesinlikle evet yanıtını vermiştir.

Gallup’a göre, ABD’li çalışanların sadece %27’si şirketlerinde sosyal mesafeyi “her zaman” uyguladıklarını söylüyor. ABD’ de verilen yanıtların pek iç açısı olmaması şaşırtıcı olmadığı görülmektedir (Özkent,2020).

Bu çalışmada ise alınan tedbirlerin uyulması konusunda bilinç düzeyinin Türkiye açısından olumlu olduğu görülmektedir.

Sonuç olarak;

Bu çalışmanın kısıtlıkları içerisinde şunları söyleyebiliriz;

- Teknolojik kolaylıklar, iş süreçlerini hızlandırdığı için üst düzey yönetim asistanlarına organizasyon sistemi içinde farklı iş yükleri eklenecektir. Bu, yönetici sayısında artış olabileceği gibi, şirket içindeki ihtiyaçların doğurduğu yeni bir iş de olabilir.

- Buna bağlı olarak teknolojiye hızlı adapte olan, uygulama ve sistemleri öğrenmeye açık, değişimi benimseyen kişilere organizasyonda yer verilecektir.

- Anlamsız direnen ve değişen iş yüklerine karşı gelenler elenecektir.

- Dijital süreçleri uygulayan, yabancı dil becerisine sahip, anlamlı değer yaratacak çözüm odaklı ve esnek çalışma ilkelerine sahip üst yönetim asistanları sürdürülebilir bir başarı sağlayacaktır.

Etiketler
  YORUMLAR 0 Yorum YORUM YAP
Bu Haber'e ilk yorum yapan siz olun.
  FACEBOOK YORUM
Yorum
  DİĞER YÖNETİM Haberleri
Tüm Anketler
İş Yerinde Mutsuzluğun Nedeni Nedir?
BİZİ TAKİP EDİN
  • YUKARI