Sanal Ekipler Genellikle Yüz Yüze Olanlardan Daha Az Verimli

Londra Ekonomi Okulu'ndan Martin Walkere evden çalışmanın son zamanlardaki görünürdeki başarısından yola çıkarak çalışmanın geleceği hakkında hemen sonuçlara varmadan önce evden çalışmanın, özellikle de “sanal ekipler”in verimliliği hakkında ne kadar kanıtımız olduğunu değerlendirmenin önemli olduğunu anlatıyor...
 Tarih: 28-08-2020 10:09:01
Sanal Ekipler Genellikle Yüz Yüze Olanlardan Daha Az Verimli

Ekonomide büyük şirketler sorunsuzca “dijital” çalışmaya geçmiş gibi gözüküyor. Zoom, Cisco Webex ve Microsoft Teams, çoğumuzun “bilgi ekonomisinde” tamamen istihdam edilmiş şekilde çalışmamızı sağladı.

İşe gidip gelmek ve giyinmek gerçekten gerekli miydi?

Belki de artık ofislerden kurtulmanın vakti gelmiştir?

Birçok insan onlarca yıldır değişik derecelerde “sanal” olan ekiplerde çalışıyordu. Bunlar çok farklı tecrübeler yaşadılar.

Küresel bir sanal ekipte çalışmak, çalışma arkadaşlarınızla hiç karşılaşmadıysanız ve elektronik veya telefonlu iletişimlerinde tam ne demek istediklerini öğrenmediyseniz, zor olabilir.

Benim de dahil olduğum bir proje, Londra ve Tokyo ofislerinin hemfikir olamaması sebebiyle aylarca takılıp kalmıştı. Londra’dakiler tecrübeli ve çalışkandı, Japonya’dakiler de öyle, ama bir şeyler yolunda gitmiyordu. İki taraf da zorlayıcı miktarda aksan çeşitliliği olmasına rağmen, İngilizce iletişim kurabiliyordu.

Sorunu çözmek için gereken tek şey, bir haftalığına, kâğıda bolca çizimler yapmayı, el kol sallamayı ve bolca yakitori yemeyi içeren bir Tokyo ziyaretiydi. Asıl problem Londra’nın, iletişimin ve konferans görüşmelerinin içinde gömülü olan Japon pazarının nasıl işlediği hakkındaki mesajı dinlememesiydi. Ancak ortak bir anlayışa ulaşıldıktan sonra herkes aynı yöne ilerlemek için birlikte sıkı çalışmaya başladı.

Güven meselesi Ama genellikle, bir iş gezisi dünyanın her tarafına yayılmış bir “ekibin” problemlerini çözmek için yeterli olmaz.

Bir başka ekip çalışmasında, aynı ekipte olduğu kabul edilen insanlardan ülke içinde ve dışında olanlar arasında güven ilişkisi oluşturmanın oldukça zor olduğunu gördüm.

Ancak ülke dışındaki ofiste iken, bir genel toplantıda, üst yönetimin hedeflerinin mümkün olan en iyi işi yapmak yerine; ülke içi ekibin elinden mümkün olduğu kadar çok iş almak olduğunu söylediğini duyduğumda güven meselesinin,  özünde sanal ekibin farklı kısımlarının farklı amaçlar doğrultusunda çalışmasıyla ilgili olduğunu fark ettim.

Herhangi bir organizasyonda iletişim sadece resmi kanallara veya hiyerarşilere dayanmaz. Katılan herkesin utandırıcı veya resmi çizgiye ters bir şey söylenmemesi gerektiğinin farkında olduğu büyük ve resmi konferans görüşmesi, gerçekte neler olduğunu anlamanın çok kötü bir yolu olabilir.

Resmi iletişimler, enformasyon paylaşmakla olduğu kadar kontrolle de ilgili olabilir.

Sözde rasgele olan ünlü kahve makinesi başı veya mutfak konuşmaları gayri resmi iletişim ağları buzdağının yalnızca görünen kısmıdır.

Bence sigara ve kahve tiryakileri en yararlı enformasyon kaynaklarından ikisidir, çünkü onlarla gayri resmi konuşmalar yapma fırsatı bulabilirsiniz. Kahve severler hep “iyi kahve” bulabilmek için bina dışına çıkmakta ısrar eder, bu da onlara katılmak için iyi bir fırsat doğurur.

Sigara tiryakilerini yakalamak da tahmin edilebilir bir şekilde kolaydır ve doğru sokak köşesinde rastlarsanız şaşırtıcı şekilde açık sözlü olabilirler. Eski bir ekip üyesinin duman çekişleri arasında bana projenin bir önceki denemede neden tamamen başarısız olduğunu anlatması için bir ekip arkadaşım tarafından sürüklenerek götürüldüğüm buz gibi soğuk sokak köşesini asla unutmam.

Sanal ekiplerin verimliliği

Bir miktar evden çalışma veya sanal ekiplerde çalışma, yaygın olsa da Covid-19’a kadar hâlâ bir azınlık faaliyetiydi.

Birçok gelişmiş ülkede, yalnızca küçük bir yüzde daha çok evden çalışıyordu.

Bu oran örneğin, İngiltere’de 2019’da yüzde 5’in biraz üzerindeydi. Karantinaya kadar diğer ülkelerde de benzer trendler vardı. Sonra bir anda evden çalışabilecek herkes evden çalışmak zorunda bırakıldı.

Evden çalışmanın son zamanlardaki görünürdeki başarısından yola çıkarak çalışmanın geleceği hakkında hemen sonuçlara varmadan önce evden çalışmanın, özellikle de “sanal ekipler”in verimliliği hakkında ne kadar kanıtımız olduğunu değerlendirmek önemli. 

“Bir miktar evden çalışma veya sanal ekiplerde çalışma, yaygın olsa da Covid19’a kadar hâlâ bir azınlık faaliyetiydi. Birçok gelişmiş ülkede, yalnızca küçük bir yüzde daha çok evden çalışıyordu.”

Çalışmanın doğasında köklü değişikliklere gitmeden önce biraz daha rasyonel düşünmeyi teşvik etmek için, İngiltere’de kurulu Kanıt Odaklı Yönetim Merkezi (CEBMa) ile Merkez Çalışan ve Gelişim Enstitüsü (CIPD) birlikte sanal ekiplerin verimliliği hakkında var olan bilimsel kanıtları değerlendirdi.

Sanal ekipler hakkında yapılmış 350 raporu belirlediler.

Bunlardan 29 temel araştırma ile 9 meta analizin, sanal ekiplerin değeri ve karşılaştıkları zorluklar konusunda anlamlı katkılar içerdiğini buldular. Analizlerinden bazı anahtar bulgular ortaya çıktı:

  • • Ekip sanallığı ekip verimliliğini azaltıyor; bir ekip ne kadar sanal olursa genel olarak o kadar az verimli oluyor.
  • • Bilgisayar aracılı iletişim ekip, verimliliğiyle ters orantılı; genel olarak ne kadar az yüz yüze iletişim olursa ekip o kadar az verimli oluyor.
  • • Fiziksel dağılma ve eşzamanlı olmama, ekip verimliliğiyle ters orantılı; sanal ekipler coğrafi ve zaman dilimi olarak ne kadar ayrı olursa o kadar az verimli oluyor. Aynı ortamda ve günün aynı vaktinde çalışmak genel olarak daha verimli.
  • • Ekip verimliliğini artırdığı bilinen faktörler sanal ekipler için daha da önem kazanıyor; sanal bir ekip için yüksek güvene, sosyal bağlılığa, enformasyon paylaşmaya ve etkin geçişken hafıza sistemlerine (TMS) sahip olmak daha da önemli. Geçişken hafıza sistemi ekibin toplu hafızasına gömülü bilgi türünü ifade eder. Bu kolektif hafıza üyelere, kimin neyi bildiğini söyleyen bir endeks sistemi gibi çalışır.

 

Problemleri kısmen azaltan bazı yöntemler var. Medya zenginliği, bir diğer adıyla artırılmış (görüntülü) video konferanslar sanal ekiplerin negatif etkisini azaltabilir.

Ekipleri özellikle ekip çalışması konusunda eğitmek yardımcı olabilir, aynı şekilde ekip inşa etme eğitimi de; özellikle de sanal ekip ilk oluşturulurken. Sanal ekip belirli çalışma türleriyle ilgili olduğunda da negatif etkinin daha az olması muhtemel. Özellikle de çalışma tekrar edilebilir, ölçmesi kolay ve az ekip etkileşimiyle yapılabilir olduğunda.

Genel olarak bu bulgular yöneticiler ve organizasyonlar için sert bir uyarı:

Yüz yüze olan ekiplerle karşılaştırılınca, sanal ekipler daha düşük ekip içi güven, sosyal bağlılık, iletişim, mutabakat ve enformasyon paylaşma sergileme eğilimindedir ve genellikle daha az geçişken hafızaları vardır.

Sonuç olarak, sanal ekipler genellikle yüz yüze olan ekiplerden daha az verimlidir. Ama fazladan çaba gösterilerek (ve masraf ederek) bu negatif etkilere karşı konulabilir. Organizasyonlar, ekipleri daha sanal yapmak üzere uzun vadeli değişimlere gitmeden önce daha çok düşünmeli.  

  Kaynak: OPTİMİST YAYINLARI
  YORUMLAR 0 Yorum YORUM YAP
Bu Haber'e ilk yorum yapan siz olun.
  FACEBOOK YORUM
Yorum
  DİĞER GÜNDEM Haberleri
Tüm Anketler
İş Yerinde Mutsuzluğun Nedeni Nedir?
BİZİ TAKİP EDİN
  • YUKARI